Come costruire il tuo sistema distribuito di livello buisiness basato su fogli di calcolo con ZERO codice e ZERO budget per il software – Fast Excel Development Template 4.0

Questo post è disponibile anche in: Inglese

L’economia pandemica rende impossibile giustificare la spesa per software non correlata a un lavoro più intelligente. Tuttavia, non c’è motivo di sospendere lo sviluppo dei sistemi di pianificazione.

Se hai Microsoft Office sul tuo computer, puoi costruire il tuo sistema basato su Excel con budget ZERO per licenze software e codifica ZERO.

Ti interessa l’argomento? Continua a leggere.

Puoi sfruttare la potenza della suite di produttività disponibile su ogni desktop. Microsoft Excel in particolare. E non hai bisogno di essere un programmatore.

Noi di Production-Scheduling.com forniamo strumenti e linee guida per costruire in modo efficiente sistemi aziendali affidabili basati su Excel. Il nostro metodo si è dimostrato efficace su centinaia di applicazioni di pianificazione e programmazione, ma anche in molte altre funzioni aziendali, compreso il bugdget, il eporting finanziario e l’elaborazione di dati in generale.

La nostra metodologia si chiama Fast Excel Development Method ed è supportata da un modello, il Fast Excel Development Template.

Il Fast Excel Development Template ha una lunga storia, ecco la sua evoluzione nel tempo:

  • 1990 Quattro Pro per DOS: registrazione di macro di tasti digitati per copiare, ecc.
  • 2000 Excel, nomi di zona dinamici e macro registrate
  • 2007 Macro Maker per sostituire la macro registrate
  • 2010 L’introduzione dei fogli template e delle funzioni ad essi associate automatizza la creazione di nomi di zona dinamici e riduce la codifica VBA richiesta
  • 2020 Zero scrittura di codice VBA con l’automazione della creazione di macro

Webinar dal vivo per imparare a utilizzare il nuovo modello

Giovedì 15 Ottobre
4pm UK Time (GMT+1)
5pm CET, 8:30pm IST
11am Eastern, 8am Pacific
Registrati qui https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_vJXBwaVSRKCr4T_bPlTMiw o usa il form qui sotto

— Per partecipare ad una sessione Martedì 13 October alle 8am UK Time (GMT+1) usa questo link https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_E-YFB8qvQ9iQ0X774-fV9Q

Eseguiremo una demo di questo, creando un semplice strumento di pianificazione della domanda da zero con zero codice VBA scritto manualmente in qualsiasi punto di questo webinar!

Cosa otterrai partecipando:

– Impara a creare e automatizzare qualsiasi strumento di pianificazione senza conoscenze VBA.
– Guarda mentre creiamo un semplice strumento di pianificazione della domanda dal vivo.
– Scopri come è stato aggiornato il Fast Excel Development Method, qualunque cosa il tuo livello di VBA
– Scarica lo strumento di pianificazione della domanda completato.
– Scarica la nuova versione 4.0.0 del modello di sviluppo.

FEDT v4 Webinar Registration

FEDT – Fast Excel Development Template

Noi di Production-scheduling forniamo strumenti e linee guida per gestire in modo efficiente questi tipi di sistemi di elaborazione dati basati su Excel. Il metodo si chiama Fast Excel Development Method e mettiamo a disposizione gratuitamente lo strumento di sviluppo di base, denominato FEDT – Fast Excel Development Template oltre ad alcuni esempi applicativi. Naturalmente sono disponibili anche video, webinar e consulenti per la formazione, il supporto e l’implementazione.

La struttura che suggeriamo prevede che ogni utente che contribuisce al processo operi su dati locali, il cui risultato viene esportato per la condivisione in formato testo, il formato di file più resiliente, e reso disponibile in un punto di condivisione, ad esempio una cartella condivisa su un server aziendale o un servizio cloud come Dropbox, dove vengono archiviate anche le esportazioni dei dati del sistema ERP.

I dati messi a disposizione in rete vengono quindi importati e utilizzati secondo la sequenza del processo dai diversi utenti che contribuiscono, fino al raggiungimento del risultato finale.

Schema del sistema distribuito

Ognuno dei nodi del processo ha il proprio sistema basato su Excel, costruito dalla Metodologia di sviluppo Fast Excel: quello che puoi fare è limitato solo dalla tua immaginazione.

Dal 2010, gli elementi base della FEDT in sintesi sono:

  • fogli di controllo del processo (menu, parametri della cartella dati) e fogli di documentazione (scorciatoie da tastiera, elenco di fogli, istruzioni per l’uso)
  • 5 fogli template di base:
    • Query, per l’importazione di dati
  • Un insieme di potenti funzioni già pronte, il cui codice è accessibile, che garantiscono l’automazione e la velocità delle attività di sviluppo

Dato che lo strumento FEDT è estremamente potente e il codice in esso contenuto è open source, per avvicinarsi allo sviluppo di una procedura automatizzata da parte della FEDT è necessario:

  • conoscenza del processo, questo è l’ingrediente fondamentale
  • conoscenza di base di Excel (formule, formattazione, nozioni di base sulle tabelle pivot)

Il precedente modello di sviluppo rapido Excel richiedeva anche:

  • una conoscenza VBA minima: le macro e le funzioni sono già integrate, ma era necessario scrivere il codice per eseguirle in sequenza e per ottenere un processo automatizzato

Novità in FEDT 4.0: Automazione con ZERO codifica, Formato dati internazionale e locale, Colori eleganti.

Abbiamo aggiunto alla solida base sopra descritta un interprete intelligente e un piccolo insieme di direttive per l’ordinamento delle tabelle e per la generazione di output sotto forma di file di testo.

L’interprete, che è una macro VBA, analizza i fogli nel template e legge le direttive, e da queste informazioni scrive la macro VBA che automatizza il processo, dagli input, attraverso i calcoli, ai report e i file di testo di output.

I processi che possono essere automatizzati senza che lo sviluppatore scriva alcun codice VBA sono abbastanza complessi: un MRP completo o un sistema di pianificazione e schedulazione della capacità sono solo due esempi.

In breve, abbiamo aggiunto una macro che codifica una macro VBA per tuo conto: fantastico, non è vero? Ma non è tutto.

Se si considera un processo distribuito con un numero di nodi utente che contribuiscono in un ambiente multinazionale, sorge un problema: ci sono alcune informazioni che sono gestite in un numero di formati diversi a seconda delle impostazioni regionali di Windows o di Excel.

Ad esempio, il separatore decimale è un punto in alcuni paesi e una virgola in altri, oppure il separatore di file CSV è una virgola in alcuni paesi e un punto e virgola in altri. O il modo in cui Excel specifica la formattazione della data, in base alla lingua locale.

Sebbene la procedura guidata di importazione dei dati di Excel offra un buon livello di controllo, durante la generazione dell’output di testo Excel utilizza solo le impostazioni internazionali e non traduce il formato della data nella formula = TESTO (valore, formato) .

Abbiamo aggiunto una funzione foglio di calcolo = TEXTI (valore, formato internazionale) che accetta il formato internazionale come parametro, quindi funziona indipendentemente dalle impostazioni regionali e da un livello dettagliato di controllo della generazione dell’output di testo.

Inoltre, il template Query interpreta automaticamente le stringhe TRUE e FALSE nei file di testo importati come valori logici quando l’impostazione regionale utilizza una rappresentazione diversa (ad esempio, l’impostazione regionale italiana: VERO / FALSO).

Ovviamente tutto questo è incluso nella generazione automatica delle macro: se sei negli Stati Uniti e stai ricevendo un file di testo dal tuo collega in Spagna, puoi impostare l’output dei dati in formato internazionale e importarlo senza problemi.

Infine abbiamo aggiunto un tocco di eleganza: il nostro modello include una bellissima tavolozza di colori, che viene utilizzata su grafici e schede dei fogli.

P-S palette

Vediamo in dettaglio come funziona il nuovo template.

Come automatizzare il tuo sistema basato su Excel

Di seguito spiego le regole, ma prima come si genera la macro?

Da un punto di vista pratico la generazione automatica della macro viene avviata ogni volta che si fa clic sul pulsante “Automation ON” nel foglio Menu.

Da un punto di vista pratico la generazione automatica della macro viene avviata ogni volta che si fa clic sul pulsante “Automation ON” nel foglio Menu.

La didascalia del pulsante “Automation ON” diventa “Automation OFF”: cliccandoci sopra disattiva la macro automatizzata e la sua didascalia torna ad “Automation ON”. Il clic successivo genererà nuovamente la macro di automazione.

Alcune Convenzioni

La riga 1 viene utilizzata per mantenere il riferimento alla lettera della colonna

La riga 6 è per i controlli sulla funzione del foglio

La riga 7 serve per definire più intervalli di formule

La riga 8 è l’unico posto in cui abbiamo le formule live che useremo per i calcoli: questo rende le procedure costruite da FEDT facili da eseguire il debug e resistenti ai bug.

La riga 10 è dove iniziano tutte le tabelle: è la riga delle intestazioni dei campi.

Automazione del processo in generale

Costruisci il tuo processo rigorosamente da sinistra a destra, un foglio dopo l’altro e all’interno del foglio una colonna dopo l’altra da sinistra a destra. Duplica il foglio template con CTRL + Maiusc + o e rinominalo.

Il creatore di macro guarderà i fogli visibili, capirà quale nei modelli di foglio hai usato e scriverà il codice corretto in base a questo.

Se utilizzi diversi set di formule in un foglio, la macro da sinistra a destra lo legge nella riga 7 e prepara per te le istruzioni corrette. Ricordati di costruire i tuoi calcoli da sinistra a destra anche all’interno dei fogli.

Formattazione delle colonne

Formattazione delle colonne

Nella nostra metodologia standard, le formule nella riga 8 vengono copiate insieme ai dati, calcolate e successivamente incollate come valori; tuttavia, se vuoi preservare la formattazione, puoi semplicemente usare un carattere corsivo sulle intestazioni delle colonne della riga 10: questo indicherà al creatore della macro di incollare anche il formato delle formule nella riga 8.

Automazione dell’ordinamento dati

Esistono casi d’uso in cui è necessario ordinare i dati. Abbiamo preparato per te una serie di istruzioni di ordinamento da scrivere nella riga 6 sull’intervallo di formule che desideri ordinare. Nella nostra esperienza è raro che sia necessario ordinare per più di 3 campi chiave, quasi impossibile che sia necessario ordinare su 5 o più campi.

Per questo motivo, offriamo istruzioni di ordinamento da 1 a 4 campi chiave.

Ordinamento di tabelle

Ecco la sintassi:

Sort1 Field1

Sort2 Field1 Field2

Sort3 Field1 Field2 Field3

Sort4 Field1 Field2 Field3 Field4

Facoltativamente, puoi aggiungere direttive di ordinamento crescente o decrescente, in questo modo:

Sort2 Field1 Field2 xlD xlA

Questo verrà ordinato in base a Field1 in ordine decrescente e in base a Field2 in ordine crescente.

Se non viene specificata alcuna direttiva sulla direzione di ordinamento, viene assunto l’ordine crescente.

Nota lo spazio utilizzato come separatore tra le parole: per questo motivo non usare nomi delle intestazioni di colonna contengano spazi, usa invece il trattino basso (“_”, ad es. This_field_name) o una lettera maiuscola all’inizio di ogni parola (ad es. ThisFieldName)

Le direttive di ordinamento vengono applicate DOPO i calcoli della formula dell’intervallo di formula in cui si trova la direttiva Sort

Preservazione dei filtri Pivot

Cosa succede se scompare un valore filtrato che stiamo utilizzando in una tabella pivot? Excel ripristina il filtro.

Nei nostri calcoli vogliamo che quel valore specifico venga ripristinato ad ogni esecuzione.

Il generatore di macro sta esaminando i filtri di campo sui fogli basati su modello Pivot e se il valore è diverso da , prepara un’istruzione per reimpostare il valore di filtraggio corretto.

Se il valore è , la nostra ipotesi è che il valore del filtro non è importante per i calcoli e l’utente selezionerà ogni volta un valore diverso.

A proposito, i fogli basati sul Pivot template vengono spesso utilizzati come report: premendo CTRL + Maiusc + r il colore della linguetta del foglio viene impostato sul nostro colore standard per l’identificazione visiva del report.

Automazione degli output

Ad un certo punto vorresti generare un output, perché stai costruendo un sistema multiutente o vuoi passare i risultati del tuo sistema Excel all’ERP aziendale.

Abbiamo 3 opzioni, tutte da utilizzare nella riga 6.

File formato testo con separatore tabulazione.

Seleziona le intestazioni che desideri esportare e utilizza la scorciatoia CTRL + Maiusc + x, questo genererà un intervallo denominato <sheetname>_Table2 .

Se scrivi nella riga 6 una delle parole seguenti:

TXT_int : il contenuto di <sheetname>_Table2 verrà esportato come file di testo separato da tabulazioni memorizzato come <sheetname>.txt nella cartella Data definita nel foglio PARA, utilizzando il formato internazionale

Output di file di testo

TXT_loc : il contenuto di _Table2 verrà esportato come file di testo separato da tabulazioni memorizzato come .txt nella cartella Data definita nel foglio PARA, utilizzando il formato locale

File CSV

Seleziona le intestazioni che desideri esportare e utilizza la scorciatoia CTRL + Maiusc + v, questo genererà un intervallo denominato _TableCSV.

Se scrivi nella riga 6 una delle parole seguenti:

TXT_int : il contenuto di _TableCSV verrà esportato come file di testo separato da tabulazioni memorizzato come .txt nella cartella Output definita nel foglio PARA, utilizzando il formato internazionale

TXT_int : il contenuto di _TableCSV verrà esportato come file di testo separato da tabulazioni memorizzato come .txt nella cartella Output definita nel foglio PARA, utilizzando il formato locale

File di testo generico

Seleziona un intervallo di intestazioni: la scorciatoia CTRL + Maiusc + t ti permette di generare una tabella con il nome che preferisci. L’istruzione OUT, che accetta fino a 8 parametri, abilita l’output di un file di testo in un formato molto flessibile con qualsiasi nome e posizione desiderati. Deve essere scritto nella riga 6.

Ecco la sintassi:

OUT TableName ListSeparator DecimalSeparator TextIdentifier TrueString FalseString ExportFileName ExportFileLocation

Importante: solo il parametro TableName è obbligatorio i seguenti 7 sono opzionali, tutti i parametri devono essere scritti tra virgolette doppie e separati da uno spazio es. OUT “MyTable” “|”

Scarica il Template

Visita la nostra download pagina per scaricare il nuovo Fast Excel Development Template.

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Conclusione

Il nostro modello di sviluppo rapido Excel sfrutta la potenza di VBA per te, ma eseguiamo tutto per tuo conto dietro le quinte.

Puoi costruire il tuo sistema affidabile e di livello aziendale senza alcuna conoscenza di codifica.

Unisciti a noi su Production-scheduling.com e partecipa ai nostri webinar. Se hai bisogno di aiuto, saremo lieti di ascoltarti: inviaci un’e-mail:

 kien@production-scheduling.com

 gabriele@production-scheduling.com

Di seguito c’è un modulo per iscriversi al prossimo webinar, in cui costruiamo dal vivo partendo da un FEDT vuoto un semplice sistema automatizzato.

Giovedì 15 Ottobre
4pm UK Time (GMT+1)
5pm CET, 8:30pm IST
11am Eastern, 8am Pacific
Registrati qui https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_vJXBwaVSRKCr4T_bPlTMiw o usa il form sotto

– Impara a creare e automatizzare qualsiasi strumento di pianificazione senza conoscenze VBA.
– Guarda mentre creiamo un semplice strumento di pianificazione della domanda dal vivo.
– Scopri come è stato aggiornato il Fast Excel Development Method, qualunque cosa il tuo livello di VBA
– Scarica lo strumento di pianificazione della domanda completato.
– Scarica la nuova versione 4.0.0 del modello di sviluppo.

— Per partecipare ad una sessionea martedì 13 Ottobre, 8am UK Time (GMT+1) usa questo link https://us02web.zoom.us/webinar/register/WN_E-YFB8qvQ9iQ0X774-fV9Q

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