Il più grande errore nella Pianificazione della Produzione con Excel

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Excel è il software più utilizzato per la pianificazione della produzione. La pianificazione della produzione è una delle applicazioni più comuni per Excel nella produzione. Tuttavia, c’è un errore comune che le persone commettono durante la pianificazione della produzione in Excel. Evita di fare questa cosa e risparmierai centinaia di ore di lavoro non necessario e ripetitivo con i dati di pianificazione della produzione. L’errore: combinare dati, calcoli e report  su un unico foglio.

Puoi vedere esempi di questo problema ovunque. Immagina un foglio di lavoro con i codici parte disposti nelle righe a sceendere sul lato sinistro e le date in intestazione nella riga superiore. Al centro ci sono i numeri che rappresentano i volumi di produzione per ogni settimana o mese. Alcuni di questi numeri sono valori statici che sono stati inseriti o incollati manualmente. Altri rappresentano calcoli e formule. Questo foglio singolo viene utilizzato per archiviare dati, fare calcoli e presentare un report.

Il motivo per cui vediamo questo errore ovunque è che è molto naturale da fare. Quando immaginiamo un piano di produzione, lo visualizziamo in due dimensioni. Se dovessimo disegnare un’immagine di ciò che vogliamo vedere, i prodotti andrebbero in una dimensione e il tempo nell’altra. Potrebbe essere un diagramma di Gantt di pianificazione o semplicemente un rapporto di pianificazione della produzione, agli umani piace organizzare i dati in una matrice. Vogliamo guardare attraverso il tempo da sinistra a destra e vedere come cambieranno le cose.

Il problema con questa disposizione è che rende il calcolo scomodo e problematico. L’informatica si basa sul concetto di normalizzazione dei dati. I database sono formati da elenchi con poche colonne (campi) e molte righe (record). Qualsiasi tipo di software o sistema di pianificazione della produzione progettato su misura funzionerà al meglio quando i calcoli vengono effettuati su una lunga colonna di dati. Se si tenta di memorizzare e manipolare i dati in una forma a matrice, i calcoli che ne derivano tendono ad essere molto complessi o più probabilmente statici e manuali. Qualsiasi modifica venga fatta alla struttura della matrice rende necessaria la revisione dell’intera cartella di lavoro, con modifiche alle formule e copia di dati da un foglio all’altro. I dati sono meglio conservati in tabelle e presentati in matrici. Se hai bisogno di uno strumento per convertire una matrice in tabelle normali, puoi scaricare questo Convertitore da matrice a tabella .

Il Fast Excel Development Method è una potente tecnica per la pianificazione della produzione basata su fogli di calcolo. Puoi apprenderne i principi qui o fare un’immersione approfondita con il nostro corso e-learning Fast Excel (Inglese) . Tuttavia, anche se scegli di ignorare tutti gli altri principi, otterrai enormi quantità di valore dall’applicazione di questa idea.

Quando ripenso ai miei primi giorni di costruzione di sistemi di pianificazione e programmazione della produzione, questo era decisamente un “A-Ha!” momento. Abbiamo tutti quei momenti di totale chiarezza in cui tutto ciò che abbiamo imparato improvvisamente ha un senso. Questo era mio. Ho passato più anni a lottare con i fogli di calcolo di quanto mi interessi ricordare e dopo aver appreso questo principio ho letteralmente risparmiato centinaia di ore in un solo anno.

Quindi, passiamo ai dettagli. Esattamente come possiamo separare dati, calcoli e report? Bene, il primo passo è assegnare un singolo ruolo a ciascun foglio di lavoro.

Un foglio Dati nella cartella di lavoro di Excel serve esclusivamente per gestire i dati. Preferibilmente, i dati entrano nel foglio tramite un’ importazione di file di testo o una connessione ODBC con un altro database. Excel non è il posto giusto per archiviare i dati ed è probabile che più utenti leggano e scrivano i dati di pianificazione della produzione. Conserva i dati in un database e trasferiscili in Excel quando ne hai bisogno. Un foglio Dati in un sistema di pianificazione e programmazione della produzione basato su Excel è lì per interfacciarsi tra il sistema host o un file di testo.

I Calcoli vengono generalmente applicati in un foglio di calcolo appositamente creato. Questo foglio estrae i dati da altri fogli, esegue alcuni calcoli e quindi presenta i risultati da utilizzare in un altro calcolo o report. Questi fogli non richiedono formattazione o totali parziali e possono essere progettati esclusivamente per calcoli rapidi e accurati. Qualsiasi modifica nei dati di input viene aggiornata automaticamente; non c’è bisogno di tutto quel manuale taglia / copia-incolla. I calcoli stessi sono definiti in una singola riga di formula. Vengono incollati su ogni riga sottostante e quindi sostituiti da valori.

I report vengono eseguiti al solo scopo di presentare i calcoli completati. Non dovrebbero esserci calcoli e certamente nessun dato memorizzato in un report. Chiediti: “Cosa succederebbe se il file o il foglio del rapporto venisse eliminato?” Se la risposta è una delle seguenti: “informazioni perse”, “Disastro” o “** @! # $ !!” allora sai di avere un problema nel combinare dati e calcoli con il rapporto di pianificazione della produzione.

Fortunatamente, Excel semplifica la creazione di report e grafici. Le tabelle pivot possono trasformare quelle normali tabelle difficili da leggere in matrici e report, ben presentati e formattati. L’aggiornamento dei dati aggiorna il report senza necessità di aggiornamento manuale. Se stai ancora lottando con l’orrendo motore di creazione di grafici o la procedura guidata delle tabelle pivot un poco controintuitiva in Excel 2003, potrebbe essere il momento di eseguire l’aggiornamento a una versione successiva di Excel Se conosci le tabella pivot e sai realizzare un grafico dall’aspetto ragionevole , Excel 2003 è tutto ciò di cui hai bisogno. Di seguito sono elencate alcune buone risorse di apprendimento, molte delle quali gratuite.

Per un esempio completo di questo principio in azione, puoi studiare il PS-Cycles Production Scheduling System . Il Fast Excel Development Template fornisce un modo semplice per eseguire l’importazione dei dati, i calcoli e i rapporti mentre si utilizza nomi di zona  dinamici  e un’automazione molto efficacie. Queste risorse sono tutte gratuite, anche se potrebbe essere necessario registrarsi o accedere in modo che possiamo inviarti più materiale gratuito e di valore.

Lasciaci un commento e facci sapere come procedi nel ricostruire i tuoi strumenti di pianificazione della produzione. Forse applichi già questo principio e desideri conoscere tecniche più avanzate per sfruttare davvero ciò che già fai. Di tanto in tanto facciamo modifiche agli strumenti di pianificazione della produzione, quindi se lasci commenti e ci invii un esempio, forse possiamo rispedirti qualcosa che puoi utilizzare. Aspetto tue notizie.

Risorse per l’apprendimento

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Fast Excel Development Template  : un download gratuito e moduli di e-learning per avviare il processo di sviluppo.

Tabelle pivot e nozioni di base su Excel : Chandoo.org offre alcune ottime risorse per Excel sviluppate con arguzia e umorismo. OZGrids e MrExcel è una buona fonte di tutorial e i forum sono una fonte inestimabile di aiuto.

Grafici e dashboard di Excel : Excelcharts.com offre un fantastico tutorial sulla creazione di grafici dinamici e dashboard di informazioni in Eccellere. Jon Peltier fornisce una serie di modi per ottenere buoni risultati dal motore di creazione di grafici di Excel.

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